Aanleveren van Klantgegevens

Wanneer u voor het eerst start met een administratie applicatie van VDMadmin.nl dient u een aantal basisgegevens in te voeren alvorens er bonnen etc. correct kunnen worden ingevoerd.

Daarbij kunnen wij u veel tijd besparen indien wij direct al voor u deze klantgegevens met eventuele laad/lospunten in uw database importen. Dit importeren kunnen wij alleen voor u uitvoeren indien u deze gegevens elektronisch aan ons kunt aanleveren (bijvoorbeeld via e-mail naar info@vdmadmin.nl of per post naar VDMadmin.nl, Postbus 78, 5520 AB Eersel). Hierbij dient u bij iedere klant (record) een aantal gegevens te koppelen (velden) zoals beschreven op deze pagina. Kosten van het importen bedragen éénmalig € 75.00 (exclusief BTW).

U kunt dit bestand aanleveren als een Microsoft Excel of Access bestand, een dbase-bestand (dbf) of als text bestand met een scheidingsteken tussen de verschillende velden (bijvoorbeeld een csv-bestand heeft als scheidingsteken een ';' ).

Op aanvraag kunnen wij mogelijk voor u nog meer basisgegevens direct in de administratie te plaatsen. Hieromtrent dient u echter contact met ons op te nemen. Indien er naar onze mening mogelijkheden zijn zullen wij u daartoe een offerte aanbieden.

Beschrijving layout van het aan te leveren Klantenbestand

Om u klantenbestand te kunnen importeren hebben wij per klant een aantal gegevens nodig: mogelijk kunt u een groot gedeelte van deze gegevens direct uit uw administratie naar een bestand exporteren en kunt u dat bestand verder aanvullen in bijvoorbeeld Microsoft Excel. Een voorbeeld bestand in Microsoft Excel kunt u hier bekijken in MS Excel bestand of Zip bestand (sneller te downloaden).

Toevoegen van laad/los adressen: Voor al uw mestafnemers maken wij standaard bij het importeren op de postcode van het huisadres een losadres aan, indien u bij de mestleveranciers één of meerdere geldige mestcode's aangeeft maken wij op het huisadres ook een laadplaats aan met deze betreffende mestcode (bij ontbreken wordt geen laadadres aangemaakt).

Per klant dient u de volgende gegevens aan te leveren, er is aangegeven welke gegevens verplicht zijn en welke niet.

LET OP: Indien er verplichte velden bij een klant ontbreken, wordt deze klant verder niet in de database toegevoegd.

type
Verplicht veld: Één letter-veld te kiezen uit de letters 'L', 'A', 'B' of 'T' . Met type geeft u aan wat voor type klant het is. U kunt daarbij kiezen uit de volgende typen: Leverancier (= 'L'), Afnemer (= 'A'), Leverancier en Afnemer (= 'B'), en Transporteur/Intermediair/Overige Betrokkene (= 'T').
naam
Verplicht veld: in verband met sortering in lijsten die in de administratie worden gebruikt is het verstandig om eerst de achternaam in te vullen gevolgd door een eventuele naam en tussenvoegsels
straat
Verplicht veld
huisnummer
Verplicht veld
postcode
Verplicht veld
plaats
Verplicht veld
land
Verplicht veld: Internationale standaard afkorting, NLD = Nederland, BEL = België, DEU = Duitsland, FRA = Frankrijk, LUX = Luxemburg, DNK = Denemarken, GBR = Groot Britanië, POL = Polen, etc.... Indien u niets invuld wordt standaard NLD gebruikt.
telefoon
Niet verplicht
fax
Niet verplicht
mobielnummer
Niet verplicht
email
Niet verplicht, wel gemakelijk voor eventuele verzending van overzichten naar deze relatie per e-mail
relatienummer
Verplicht veld: Ieder relatienummer voldoet aan de zogenaamde 9-proef. Bij het invoeren van een klant wordt gecontroleerd of hieraan is voldaan. Indien dat niet het geval is worden de gegevens niet verwerkt. Indien het om een particulier gaat dient u PARTICULIER in te vullen en wanneer het een buitenlandse relatie betreft vult u hier IMPORT of EXPORT in. Indien u niet over het relatienummer van de klant beschikt, maar toevallig nog wel zijn (oude) mestnummer heeft, dan kunt u dat ook hier invullen. Het mestnummer is 1 op januari 2005 vervangen door het relatienummer. Conversie van mestnummer naar relatienummer zal door VDMAdmin.nl automatisch worden doorgevoerd mits het nummer bekend is in de koppeltabel.
debiteurnummer
Niet verplicht
mestcode (of in geval van BOOM-producten, de productnaam)
Niet verplicht: Voor het aanmaken van een laadadres met de huispostcode van een klant van het type Leverancier of Leverancier en Afnemer. Indien de mestcode/BOOM-product ontbreekt wordt er geen laadadres bij deze klant aangemaakt. Merk op dat voor alle klanten van het type Afnemer er standaard een losadres wordt aangemaakt op het huisadres.