Elektronische Gegevensuitwisseling (VDM- en VZC-applicatie)

Met de VDM- enof de VZC-administratie applicatie kan iedere gebruiker vervoersbewijzen dierlijke mest en of zuiveringsslib en compost registreren en kan men deze vervoersbewijzen elektronisch versturen naar de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl, voorheen Dienst Regelingen) van het Ministerie van Economische Zaken. De elektronische terugmeldingsberichten van RVO.nl van ieder vervoersbewijs worden daarbij weer automatisch verwerkt in de administratie. Door het elektronisch versturen mogen de originele vervoersbewijzen fysiek niet meer worden ingestuurd naar RVO.nl maar dienen deze bewaard te blijven bij de eigen administratie. Sinds 2006 is dit een verplichting uit De Meststoffenwet voor alle bemonsterde vrachten dierlijke mest en voor de vervoersbewijzen zuiveringsslib en compost is dit van toepassing sinds 2008.

Om vervoersbewijzen dierlijke mest enof zuiveringsslib en compost te kunnen insturen dient u te beschikken over een gebruikerscode met wachtwoord van Mijn RVO. Dit is iets anders dan de E-Herkenning waarmee u sinds 1 juli 2014 moet inloggen op Mijn RVO. Heeft u geen gebruikerscode en wachtwoord of heeft u deze gegevens niet meer beschikbaar, bel dan met Mijn RVO: 088 - 0424242.

Een tweede mogelijkheid om elektronisch gegevens uit te wisselen is met de mestonderzoekslaboratoria waarmee VDMadmin.nl een koppeling heeft om VDM- en mestanalyse gegevens onderling uit te wisselen. Het betreft hierbij de elektronische uitwisseling van alle gegevens op het vervoersbewijs dierlijke mest en de automatische terugontvangst van de bijbehorenden onderzoeksresultaten.

Communicatie via VDMadmin.nl wordt aangestuurd en vindt plaats vanuit één centrale locatie naar alle instanties en bedrijven waarmee gegevens worden uitgewisseld.

Belangrijk om op te merken is dat de communicatie niet automatisch verloopt: voor iedere verzending van vervoersbewijzen naar een laboratorium of naar RVO.nl dient de gebruiker middels het betreffende submenu in zijn administratieomgeving de opdracht tot verzending te geven: met andere woorden als er geen opdracht wordt gegeven, wordt er dus ook niets verzonden! Meer informatie over elektronische gegevensuitwisseling vindt u in de handleiding.

Tenslotte, als uitbreidingsmodule op uw VDM-applicatie, kunnen wij aanbieden dat u de VDM-bongegevens ook met andere VDMadmin-gebruikers elektronisch kunt uitwisselen. U kunt daarbij deze vervoersbewijzen meerdere keren naar dezelfde ontvanger versturen: in dat geval worden alleen de gewijzigde gegevens overgenomen (uitzondering hierop zijn de klantgegevens). Dus u kunt bijvoorbeeld direct nadat u de VDM's heeft ingevoerd, deze al doorsturen naar een belanghebbende partij (bijvoorbeeld de afnemer (bij lossen in zijn mestopslag of een afzetorganisatie). Analyseresultaten zullen automatisch aan deze VDM's gekoppeld worden op het moment dat het laboratorium deze gegevens terugmeld..


Communicatie met RVO.nl

Standaard kan iedere gebruiker zijn Vervoersbewijzen Dierlijke Mest elektronisch versturen naar RVO.nl. Sinds 2006 is dit een wettelijke verplichting als geregeld in De Meststoffenwet. De originele vervoersbewijzen mogen fysiek niet worden ingestuurd naar RVO.nl maar dienen bewaard te blijven bij de eigen administratie op het bedrijf (bewaarplicht van 5 jaar). Uitzondering hierop zijn forfaitaire transporten: hiervan mogen de vervoersbewijzen nog wel per post worden ingestuurd. Deze kunt u uiteraard ook elektronisch indienen waarna u ze ook niet meer hoeft in te sturen.

Onze software verwerkt in de mestadministratie automatisch de door RVO.nl retour gestuurde elektronische verwerkingsberichten die aangeven of een ingestuurd VDM wel of niet is goedgekeurd. Indien er vervoersbewijzen niet geregistreerd kunnen worden, worden deze standaard getoond in het inlogscherm, zodat u deze niet vergeet te corrigeren. Blijft dit scherm leeg, dan kunt u ervan uitgaan de alle VDM's (en of VZC's) correct zijn geregistreerd.

De VDM's (en VZC's) elektronisch ingediend via een webservice bij RVO.nl waarbij u direct on-line op uw scherm ziet of uw vervoersbewijs wordt goed- of afgekeurd. Afgekeurde vervoersbewijzen dienen gecorrigeerd te worden en opnieuw te worden ingestuurd.

Op het moment dat een VDM (of VZC) is goedgekeurd en dus is geregistreerd bij RVO.nl, is het niet meer mogelijk om elektronisch nog een wijziging van dat betreffende VDM (of VZC) door te geven. Wijzigingen kunnen alleen schriftelijk worden ingediend bij RVO.nl. Uiteraard kunt u in uw administratie deze wijziging gewoon doorvoeren. Echter het VDM (of VZC) kunt u hierna dus niet meer opnieuw elektronisch insturen.



Communicatie met Mestonderzoekslaboratoria (VDM-applicatie)

Een tweede, voor alle mestadministraties standaard aanwezige mogelijkheid, is de elektronische gegevensuitwisseling van vervoersbewijzen dierlijke mest met mestonderzoekslaboratoria en de automatische terugontvangst van analyse gegevens. Het voordeel hierbij is dat een laboratorium de vervoersbewijzen niet meer handmatig hoeft in te voeren en dat de juiste onderzoeksresultaten bij terugontvangst automatisch aan het juiste vervoersbewijs zijn gekoppeld, hetgeen kosten en fouten in deze communicatieketen minimaliseerd en bespaart op onderzoekskosten.

Met alle laboratoria die dit onderzoek verrichten kunnen wij de gegevens elektronisch uitwisselen. De drempel voor een laboratorium is dan ook door ons ook heel erg laag gehouden: de koppeling en gegevensuitwisseling gaat met gesloten beurzen. VDMadmin.nl is overigens de enige softwareleverancier die geen geld vraagt aan de laboratoria voor het uitwisselen van de bon- en analysegegevens.

Om deze gegevensuitwisseling optimaal te laten verlopen dient de gebruiker ervoor te zorgen dat wanneer er een partij monsterpotten of sealzakken door het mestonderzoekslaboratorium bij hem worden opgehaald, ook op dat moment de bijbehorende vervoersbewijzen elektronisch worden verstuurd naar het laboratorium. Op dat moment kan de gebruiker dan ook de monster begeleidingsformulieren afdrukken. Meer informatie over u elektronische gegevensuitwisseling met laboratoria vindt u in de handleiding.

We merken op dat communicatie met een onderzoekslaboratorium alleen kan plaatsvinden, als VDMadmin.nl een koppeling heeft met dat betreffende laboratorium om gegevens uit te wisselen. Op dit moment kan VDMadmin.nl met de volgende laboratoria gegevens uitwisselen:

Naam Adres Telefoon
ALNN BV De Kruilier 1, 9172 GW Ferwert 0518-411201
BLGG AgroXpertus Binnenhaven 5, 6709 PD Wageningen 088-8761010
Dumea Laboratorium Industrieweg 16, 8131 VZ Wijhe 0570-524017
Grond-, Gewas- en Milieulaboratorium "Zeeuws Vlaanderen" Zandbergsestraat 1, 4569 TC Graauw 0114-635400
ROBA Laboratorium BV Postbus 330, 5750 AH Deurne 0493-326030



Communicatie met andere VDMadmin-gebruikers (VDM-applicatie)

Via de communicatie uitbreidingsmodule kunt u vanaf het moment dat u de vervoersbewijzen heeft ingevoerd, deze verzenden naar andere VDMadmin-gebruikers waarmee u gegevens kunt uitwisselen. Het maakt daarbij niet uit of de onderzoeksgegevens van dit vervoersbewijs wel of niet bekend zijn. Wanneer deze nog niet bekend zijn, worden die namelijk automatisch bij de ontvanger toegevoegd wanneer het laboratorium deze gegevens terugmeld.

Ieder communicatiepunt wordt op gezamelijk verzoek van de verzender en ontvanger door VDMadmin.nl ingesteld. De kosten van deze uitbreidingsmodule zijn laag gehouden: € 2.50 per maand voor de mogelijkheid van verzending van gegevens en € 5.00 per maand voor zowel verzending als ontvangst en verwerking van de gegevens. Er worden verder geen extra kosten in rekening gebracht voor het aantal ingestelde communicatie mogelijkheden en het aantal VDM's dat verstuurd wordt.

De verzender heeft de optie om het leveranciers- of afnemers-gedeelte van de te versturen VDM's af te schermen. Deze gegevens worden dan niet naar de ontvanger verstuurd. Bij het verwerken van de VDM's bij de ontvanger worden deze ontbrekende gegevens automatisch vervangen door een zogenoemde samengevoegde leverancier/afnemer van de verzender. Deze optie is handig indien bepaalde gegevens voor de ontvanger verder niet van belang zijn (hierdoor wordt ook 'vervuiling' van het klantenbestand bij de ontvanger tegengegaan).

Ook kunt u zonder problemen meerdere keren hetzelfde VDM versturen naar dezelfde VDMadmin-gebruiker. Bij de verwerking wordt hiermee namelijk automatisch rekening gehouden en worden in dat geval alleen de wijzigingen of toevoegingen verwerkt. Echter indien er wijzigingen worden verstuurd in leverancier- of afnemer gegevens van het VDM, worden deze alleen maar overgenomen indien er sprake is van een wijziging van het relatienummer (andere klant) en dat deze klant in de ontvanger database nog niet bekend is. De overige klantgegevens worden na een eerste keer verwerking niet meer meegenomen en of overgeschreven. Ook worden er bij de ontvanger nooit klant-gegevens overschreven als het relatienummers op de te verwerken VDM's reeds bekend zijn in de ontvanger database.

De VDM's worden nooit automatisch in de administratie van de ontvanger toegevoegd. De ontvanger dient altijd via enkele stappen deze vervoersbewijzen te verwerken in de administratie. Op de eerste plaats kan de ontvanger selecteren uit de lijst van ontvangen VDM's per verzender van wie hij de VDM's wenst te verwerken; ten tweede kan men aangeven of de voertuig en laadeenheden worden overgenomen in de administratie of dat deze worden samengevoegd tot één fictief voertuig en laadeenheid; vervolgens krijgt men een overzicht van de te verwerken VDM's waarin de ontvanger per VDM de mogelijkheid heeft om aan te geven om deze wel (standaard) of niet te verwerken. Hierna worden de geselecteerde VDM's verder verwerkt. De ontvanger kan (indien er voor hem ook weer verzend communicatiepunten zijn ingesteld) deze VDM's of een selectie ervan weer doorzenden naar een volgende partij (enz. dit kan door iedere volgende schakel in principe onbeperkt worden doorgezet)

Opmerking: het is voor de ontvanger van de vervoersbewijzen niet mogelijk om deze VDM's elektronisch te verzenden naar RVO.nl of mestonderzoekslaboratoria via VDMadmin.nl. De vervoerder (en verzender) blijft altijd verantwoordelijk voor het juist en tijdig insturen van deze vervoersbewijzen naar RVO.nl. Verzending naar mestonderzoekslaboratoria is niet nodig omdat de analysegegevens automatisch worden gekoppeld bij terugmelding door het laboratorium.