Introductie
Met het Exact-Online pakket heeft u de basis om een goede en degelijke administratie te voeren die tevens kan meegroeien met uw bedrijf. Naast online boekhouden zijn er zeer veel mogelijkheden om meer functies te koppelen aan het programma. Een greep uit de functies die Exact Online zelf aanbiedt zijn bijvoorbeeld facturatie en handel, urenregistratie, CRM, salaris en projectadministratie. Daarnaast zijn er ook heel veel uitbreidingen beschikbaar die zijn ontwikkeld door derden via het Exact Online App Center. Voor u als mesttransporteur / loonbedrijf zijn er bijvoorbeeld aanbieders van digitale werkbonnen, planning oplossingen en voertuigvolgsystemen. Na activatie van een app zal deze op de één of andere manier gaan communiceren met uw Exact Online administratie om zo één geheel systeem te vormen.

De app VDM-VZC Factuurgegevens van VDMadmin wordt via het App Center aangeboden. Met deze app kunt u vanuit VDMadmin nieuw ingevoerde klanten en factuurgegevens van ingevoerde vervoersbewijzen automatisch naar de verbonden Exact Online administratie versturen. De uitgevoerde transporten verschijnen in Exact Online als facturen met de status open, waarna u ze na controle verder kunt verwerken. Bespaar hiermee kostbare invoertijd en minimaliseer de kans op fouten en op het vergeten te factureren van vrachten!

Benodigde Modules
Om deze app te kunnen gebruiken dient u in uw abonnement van Exact Online te beschikken over de module Factuur. Deze module is standaard geactiveerd wanneer u gebruik maakt van Exact Online Boekhouden Premium of Exact Online Handel.

Naast een abonnement met VDMadmin.nl voor de administratie van Vervoersbewijzen Dierlijke Meststoffen (VDM) en of Vervoersbewijzen Zuiveringsslib en Compost (VZC), heeft u de exportmodule van factuur- of ordergegevens nodig met de instelling voor Exact Online. Daarnaast adviseren wij u om ook de module bijhouden van afspraken/orders aan te schaffen. Hiermee kunt u prijsafspraken vastleggen in VDMadmin met uw leveranciers en afnemers. Tijdens het invoeren van een vervoersbewijs zal dan een dergelijke prijsafspraak automatisch worden ingevuld wat de kans op fouten verkleind.

Beschrijving van de Werking
Met de 'exportmodule van factuur- of ordergegevens' kan tijdens het invoeren van de vervoersbewijzen in VDMadmin direct het leverancier- en afnemertarief worden toegevoegd. Het hanteren van verschillende prijstypen is daarbij instelbaar. Er zijn in totaal 4 verschillende prijstypen mogelijk: prijs per ton, prijs per kg fosfaat, prijs per vracht en een toeslagprijs per ton.

Bij het toevoegen van een nieuwe klant in VDMadmin of het wijzigen van een bestaande klant zonder debiteurnummer kan worden aangeven of deze klant ook toegevoegd moet worden in de gekoppelde Exact Online administratie. Na het toevoegen of doorvoeren van de wijziging in VDMadmin, zal de klant in Exact Online dan altijd worden toegevoegd als nieuwe klant. De volgende gegevens worden daarbij standaard gevuld: naam, adres, postcode, plaats en land. Indien bekend worden ook telefoon, fax, e-mail en KvK-nummer overgezet. Na succesvolle verwerking zal het toegekende debiteurnummer automatisch worden toegevoegd aan de klantgegevens in VDMadmin.

Via het factuur exportselectiescherm kan een selectie van vervoersbewijzen worden gemaakt van alle vervoersbewijzen die nog niet zijn gefactureerd. Deze selectie kan met één druk op de knop volledig worden overgezet naar Exact Online als facturen met de status open.

Voor iedere debiteur uit de selectie wordt één factuur aangemaakt met alle uitgevoerde transporten als afzonderlijke factuurregels. Tevens wordt bij iedere factuurregel als notitie de datum laden/leveren, het bon nummer en een extra opmerking toegevoegd in het geval het om een transport gaat in het kader van de verplichte mestverwerking.

Merk op dat vóór het verzenden, alle gegevens van een factuurregel op het exportselectiescherm nog kunnen worden gewijzigd: wel of niet exporteren, debiteurcode, artikelcode, omschrijving, prijs en BTW code. Tevens bestaat de mogelijkheid om reeds eerder geëxporteerde regels weer opnieuw te exporteren (bijvoorbeeld als een factuur moet worden gecorrigeerd).

Instellen van de App
Koppeling van klanten tussen VDMadmin.nl en Exact Online gaat via het debiteurnummer in Exact Online die in VDMadmin bij de basisgegevens van de klanten wordt vastgelegd. Er is de mogelijkheid om nieuwe of bestaande klanten zonder debiteurnummer vanuit VDMadmin.nl als nieuwe klant toe te voegen aan Exact Online. Merk op dat het in VDMadmin mogelijk is om meerdere klanten hetzelfde debiteurnummer te geven. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer de (credit)factuur niet naar de leverancier/afnemer op de bon gestuurd moet worden, maar naar een tussenpersoon. Bijvoorbeeld de loonwerker die het mest uitrijden verzorgd of de verwerker waarvoor in opdracht mest wordt aan- of afgevoerd.

De koppeling van de artikelcodes aan de factuurregels gaat in VDMadmin automatisch door middel van een koppelingstabel tussen te gebruiken artikelcode en de gehanteerde eerste mestcode op het vervoersbewijs. Deze tabel dient vooraf eenmalig te worden ingesteld en kan bij een latere wijziging altijd via het instellingsscherm worden aangepast.

Bij het instellen van de koppeling kunnen we u ondersteunen door klant- en of artikelcode tabellen in VDMadmin voor u te vullen. Tevens hebben we de beschikking over een standaard artikelcode-mestcode koppelingstabel die u eventueel kunt overnemen of als voorbeeld kunt gebruiken.

Indien u al VDMadmin klant bent en al gebruik maakt van de exportmodule van factuur- of ordergegevens voor een ander ingesteld boekhoudpakket, kunnen we doormiddel van enkele instellingsgegevens deze koppeling in enkele minuten activeren. Voorwaarde daarbij is dat u in Exact Online dezelfde debiteurnummers, artikelcodes en BTW-codes gebruikt als voor het huidig ingestelde boekhoudpakket.

Indien u nog geen klant bent van VDMadmin of als klant nog niet met deze module werkt of wanneer debiteur- en artikelnummers wijzigen, zal het instellen van de koppeling meer tijd vergen. De benodigde tijd zal voornamelijk afhangen van hoe snel u de benodigde gegevens aanlevert, c.q. de tijd neemt om deze handmatig toe te voegen aan VDMadmin. Deze gegevens, debiteurnummers, artikelcodes en BTW codes dienen namelijk eerst zoveel mogelijk ingesteld te worden in VDMadmin om de koppeling succesvol te laten werken. In dit geval kunt u het beste contact met ons opnemen via de helpdesk zodat we een stappenplan met u afspreken.

Support
Alle VDMadmin klanten kunnen tijdens kantooruren een beroep doen op onze helpdesk die bereikbaar is via het e-mail adres info@vdmadmin.nl.

Kosten en Aanschaf van de App
De kosten van deze app zitten verwerkt in het gebruik van de exportmodule van factuur- of ordergegevens en bedragen
€ 12.50 per maand. Wilt u deze app aanschaffen, dan kunt u ons een e-mail sturen via info@vdmadmin.nl met het verzoek om de app te installeren. We zullen u dan een bevestiging e-mail sturen dat de app zal worden geïnstalleerd. Tevens sturen we ook een handleiding voor de gegevens instelling en het gebruik van de app. Nieuwe VDMadmin klanten dienen uiteraard ook een administratie bij ons aan te schaffen, hetgeen kan via het menu aanmelden.

Beëindiging van de App
Mocht blijken dat de app niet voldoet aan uw wensen, dan kunt u ons een e-mail sturen via info@vdmadmin.nl met het verzoek om de app te beëindigen. We zullen u dan een bevestiging e-mail sturen dat de app zal worden gedeactiveerd. Daarmee zal dan ook automatisch het abonnement op de exportmodule van factuur- of ordergegevens worden beëindigd.