Overzicht Beschikbare Softwareapplicaties en Uitbreidingsmodules

Op deze pagina worden in het kort de beschikbare softwareapplicaties en uitbreidingsmodules beschreven. Achtereenvolgens kunt u een beschrijving vinden voor de applicatie voor Vervoersbewijzen Dierlijke Meststoffen (VDM) en voor Vervoersbewijzen Zuiveringsslib en Compost (VZC) met de bijbehorende uitbreidingsmodules.

Voor de VDM- en VZC applicaties zijn de volgende uitbreidingsmodules beschikbaar:

Met behulp van de menuknop 'demo' kunt u overigens zelf met de volledige applicatie werken met een demo-database met fake-gegevens. Om in te loggen op de demo-applicatie dient u de gebruikersnaam 'demo' en wachtwoord 'demo' te gebruiken. Door met de demo-applicatie te werken, kunt u snel een indruk krijgen hoe de applicatie werkt, welke gegevens ervoor nodig zijn en wat voor rapporten en deelresultaten gegenereerd kunnen worden. U kunt met de demo-applicatie het gehele traject doorlopen van het invoeren of wijzigen van basisgegevens tot en met het invoeren/wijzigen van vervoersbewijzen. Er zit echter één grote beperking op de demoapplicatie: de laatste stap, het daadwerkelijk toevoegen of veranderen in de demo-database is geblokkeerd. Derhalve kunt u effectief geen gegevens toevoegen, wijzigen, verwijderen of verzenden van de demo-database. Daarnaast zijn in deze demo's een aantal uitbreidingsmodules niet geactiveerd.


Applicatie voor Vervoersbewijzen Dierlijke Meststoffen
Met de VDM-applicatie kunnen intermediaire ondernemingen zich abonneren op een softwareapplicatie voor het administreren van de Vervoersbewijzen Dierlijke Meststoffen (VDM) en het elektronisch verzenden van deze vervoersbewijzen naar mestonderzoekslaboratoria en RVO.nl (voorheen Dienst Regelingen). Beide communicatie mogelijkheden zijn standaard voor iedere gebruiker beschikbaar! Met deze reeds zeer volledige (basis) VDM-applicatie voldoet u op administratief gebied automatisch aan alle eisen die vanuit De Meststoffenwet aan u als intermediaire onderneming worden gesteld. U kunt deze VDM-applicatie verder uitbreiden met een aantal modules waarmee u uw bedrijfsvoering en of het administratieve proces verder kunt verbeteren en optimaliseren.

Standaard kunnen de Vervoersbewijzen Dierlijke Meststoffen elektronisch worden ingestuurd naar RVO.nl. Onze software verwerkt in de mestadministratie automatisch de ontvangstbevestigingen en de verwerkingsberichten van RVO.nl die aangeven of een ingestuurd VDM wel of niet is goedgekeurd. Indien een VDM wordt afgekeurd word dit standaard gemeld in het opstartscherm na inloggen in de administratie, zodat u direct aktie hierop kunt ondernemen. Als u zo'n afgekeurd VDM in uw administratie oproept, krijgt u daarbij automatisch de geconstateerde fouten te zien en een advies hoe deze fouten te herstellen (zie figuur hierboven).

Een tweede (standaard) mogelijkheid is de elektronische gegevensuitwisseling van Vervoersbewijzen Dierlijke Meststoffen en de mestonderzoeksgegevens met tot vijf mestonderzoekslaboratoria zonder meerkosten. Het voordeel hierbij is dat een laboratorium de vervoersbewijzen niet meer handmatig hoeft in te voeren en dat de juiste onderzoeksresultaten bij terugontvangst automatisch aan het juiste vervoersbewijs zijn gekoppeld, hetgeen kosten en fouten in deze communicatieketen minimaliseert. Daarnaast worden automatisch de mengmonsters aangemaakt (die u eventueel ook nog handmatig kunt aanpassen) en kunt u met één druk op de knop de begeleidingsformulieren van de mestmonsters uitdraaien. Hierbij dient opgemerkt te worden dat deze laatste communicatieoptie alleen kan met die onderzoekslaboratoria waarmee VDMadmin.nl een koppeling heeft om gegevens mee uit te wisselen.



Tenslotte heeft u standaard ook de beschikking over een uitgebreid scala aan rapportage mogelijkheden waarbij de gegevens van de VDM's worden gebruikt: zoals H1-staat, jaarbalans, service melding, diverse klant-, vervoers- en tracking/tracing overzichten etc.

Verder kunt u aan deze basisadministratie een aantal uitbreidingsmodules koppelen. De module administratie van Vervoersbewijzen Zuiveringsslib en Compost (zie hieronder) kan in dit geval geïntegreerd worden met de VDM administratie. Kosten van deze uitbreidingsmodule bedragen € 10.00 per maand.

Een andere uitbreidingsmodule is het gebruik van AGR-GPS gegevens als basis voor de VDM-administratie.

Met de AGR-GPS module gebruikt u de AGR-GPS gegevens gegevens die tijdens het laden en lossen vanaf het voertuig naar RVO.nl worden verstuurd, als de basis voor het invoeren van de VDM-gegevens in de administratie. Hierdoor kunt u de VDM's in weinig tijd en nagenoeg foutloos administreren: in de praktijk wordt tot 80% tijdsbesparing gerealiseerd. Deze module kan verder ook uitgebreidt worden met het uitwisselen van klant-gegevens met de psion's van Eijkelkamp. Hiermee kan de chauffeur eenvoudig de bongegevens invoeren en uitprinten op de bon tijden het transport. Deze gegevens zijn ook weer beschikbaar tijdens het verwerken van de VDM's in de administratie.

Bij het invoeren van een transport in de administratie heeft u via AGR-GPS de volgende gegevens automatisch beschikbaar: bonnummer; sealzaknummer of pot- en dekselnummer; GPS-coördinaten laadlocatie (met kaartkoppeling); datum en tijdstip laden; GPS-coördinaten loslocatie (met kaartkoppeling); datum en tijdstip lossen. Bij koppeling met D-TEC/VMA- of Data2Track apparatuur heeft u op basis van de in uw administratie aan de laad/losplaatsen gekoppelde GPS-gegevens: de leverancier en laadplaatsgegevens en de afnemer- en losplaatsgegevens. In het geval van de koppeling met Eijkelkamp apparatuur heeft u naast de leverancier- en afnemergegevens ook alle overige gegevens beschikbaar die op het voertuig door de chauffeur op het VDM zijn afgedrukt. De AGR-GPS gegevens word aan het VDM gekoppeld en zo bewaard in uw administratie.

Door gebruik te maken van de AGR-GPS module heeft u tevens de meest eenvoudige (dagelijkse) controle om na te gaan of uw AGR-GPS apparatuur naar behoren werkt en of dat er geen bedieningsfouten worden gemaakt. Immers het niet tijdig melden van storingen kan leiden tot aanzienlijke boete's die een stuk hoger liggen dan wat deze koppeling aan abonnementskosten bij ons kost. Bijvoorbeeld: de boete voor één transport gereden zonder AGR-GPS en waarvan geen storing is gemeld kan zo € 300,- bedragen. De kosten van de AGR-GPS module bedragen in het geval van D-TEC/VMA- of Data2Track apparatuur € 5.00 per AGR-unit per maand, voor de twee-weg uitwisseling met Eijkelkamp apparatuur bedragen de kosten € 15.00 per unit per maand. Het verschil in kosten tussen beide systemen wordt veroorzaakt doordat wij voor de Eijkelkamp apparatuur een aparte windows-server moeten gebruiken.

Mestbonnen printen op het voertuig via D-TEC/VMA apparatuur: De gegevens worden tijdens het laden en lossen via internet opgehaald uit uw administratie en op de witte strook rechts van het VDM afgedrukt. Voor meer info klik hier. Deze uitbreiding werkt alleen in combinatie met de AGR-GPS module en kost € 5.00 per maand per unit extra (dit is exclusief de abonnementskosten die D-TEC/VMA aan u berekend). Deze applicatie kunnen wij ook leveren aan niet-VDMadmin klanten via de website www.bonnenprinten.nl.

Vanaf 2017 kunnen ook de gegevens op het vervoersbewijs worden afgedrukt op het voertuig dat is uitgerust met Data2Track apparatuur. Ook hier worden de bongegevens tijdens het laden en lossen via internet opgehaald uit uw administratie en op de witte strook rechts van het VDM afgedrukt. Deze uitbreiding werkt alleen in combinatie met de AGR-GPS module en kost € 5.00 per maand per unit extra (dit is exclusief de abonnementskosten die Data2Track aan u berekend).

Een andere uitbreidingsmodule is de module vooraf invullen van vervoersbewijzen met behulp van een matrixprinter. Dit bespaart u en uw chauffeurs veel schrijfwerkt en verkleind de kans op fouten op het (papieren) VDM.


Deze module is interessant indien u veel forfaitaire transporten werkt en of werkt met D-TEC/VMA- of Data2Track apparatuur. Kosten van deze uitbreidingsmodule bedragen € 5.00 per maand. U kunt deze module met uw matrix-printer testen via de demoversie van onze administratie te vinden onder menuknop 'demo'.

Een andere uitbreidingsmodule is de exportmodule van factuur- of ordergegevens. Met deze module kunt u tijdens het invoeren van de VDM's automatisch de leveranciers- en afnemers-tarieven toevoegen en deze gegevens later als orders of facturen importeren in uw financiële pakket.

U kunt tot 4 verschillende prijs-typen hanteren bij het invoeren van de VDM's (en deze later weer gebruiken in de financiële administratie). Deze typen kunt u zelf activeren via de basisgegevens van de factureringsmodule. Koppeling van klanten tussen VDMadmin.nl en uw financiële administratie gaat altijd via het debiteurnummer wat u bij de basisgegevens van de klant heeft ingevuld. Koppeling van artikelcodes in uw financiële administratie gaat via de mestcode van het vervoersbewijs. In de factureringsmodule kunt u overigens altijd vóór export, alle gegevens van een factuurregel nog eenvoudig wijzigen: wel of niet exporteren, debiteurnummer, artikelnummer, omschrijving, bedrag en BTW-code. Ook kunt u eventueel reeds geëxporteerde regels altijd weer opnieuw exporteren (bijvoorbeeld als er een fout is opgetreden bij de import in het financiële pakket).

Op dit moment kunnen wij een koppeling leveren voor de volgende financiële- en planningspakketen:

 
Accountview via Accountview.NET (Business versie en Handelsmodule nodig) www.visma.com
 
ABAB internetboekhouding (Mijn ABAB) www.abab.nl
 
Exact voor DOS en Windows 3.x (via E-port module als verkoopfacturen) www.exact.nl
 
Exact Globe 2003 (via E-Factuur en E-xml Financieel als verkoopfacturen) www.exact.nl
 
Exact Online (via App 'VDM-VZC Factuurgegevens' een koppeling via 'de Cloud') www.exact.nl
 
King (versie SF,M,MA,L, XL en module XML-orders als verkooporders) www.king.eu
 
Twinfield waarnee VDMadmin een koppeling heeft via 'de Cloud' www.twinfield.nl
 
Condor Agri Systems www.condor-agri.nl
 
Unidis koppeling voor Unit4 Multivers www.unidis.nl
 
SnelStart via de S-Connect XML import koppeling www.snelstart.nl

In principe kan deze uitbreidingsmodule kosteloos door ons geschikt worden gemaakt om aan ieder willekeurg financieel pakket order- of factuurgegevens te kunnen aanbieden. De enige beperking is dat in het financiële pakket het mogelijk is (of via een uitbreidingsmodule) om order- of factuur-gegevens te importeren en dat de leverancier/dealer van het pakket indien nodig medewerking verleend. Pakketen waar wij op uw verzoek bijvoorbeeld eenvoudig nog een koppeling voor kunnen ontwikkelen zijn o.a. Afas, Cash en iMUIS.

De kosten van deze uitbreidingsmodule bedragen € 12.50 per maand. Daarnaast zijn er nog eenmalige installatiekosten verbonden aan het inrichten en testen van de koppeling bij u op het bedrijf.

Als uitbreiding op deze export module van order- of factuurgegevens, is er een uitwisseling mogelijk van factuur- en mineralengegevens met CZAV (www.czav.nl) in het geval dat u rechtstreeks zaken doet met deze organisatie. De kosten van deze uitbreiding bedragen € 5.00 per maand.

Voor het bijhouden van uw afspraken met klanten (of orders) is de module afspraken (orders) bijhouden zeer geschikt.

Via deze module worden ingevoerde afspraken/orders getoond in een verkenner-achtige structuur. Via diverse selecties en sorteringscriteria kunt u deze afspraken in ieder gewenst overzicht tonen. Alle uitgevoerde transporten van producten(groepen) en stoffen waarvan een administratie wordt bijgehouden (VDM's en BOOM), worden automatisch bijgewerkt. Van andere afspraken kunt u dat heel eenvoudig zelf bijhouden via een wijzigingsoptie. Door het klikken op een bepaalde afspraak in het overzicht van getoonde afspraken, zijn alle gegevens t.a.v. de afspraak in één overzichtsscherm te bekijken. U kunt daarbij direct ook een detailoverzicht van de uitgevoerde transporten die gekoppeld zijn aan de afspraak oproepen of basisgevens van de betreffende klant wijzigen. Verder worden bij het invoeren van een VDM de prijzen uit de afspraak automatisch ingevuld (alleen in combinatie met de factureringsmodule). Als u een overige betrokkene heeft ingevuld bij de afspraak, wordt deze ook automatisch gebruikt bij het toevoegen van een VDM in de administratie (in combinatie met de AGR-GPS module). Kosten van deze module bedragen € 5.00 per maand.

Indien u in het kader van de verplichte mestverwerking overeenkomsten afsluit met veehouders is de module administratie mestverwerkingsovereenkomsten zeer geschikt. Met deze module kunt u eenvoudig dergelijke overeenkomsten aanmaken en de afwikkeling hiervan volgen. Indien van toepassing kunt u deze overeenkomsten koppelen aan de VDM bonnenadministratie. Hierdoor heeft u continu inzicht of er voldoende fosfaat is geleverd door alle partijen.

Via deze module kunt u de hoeveelheden fosfaat in het kader van de verplichte mestverwerking beheren en verdelen over de door u gecontracteerde veehouders. Het is mogelijk om elk type contract te administreren: 2-partijen Mest Verwerkings Overeenkomsten (MVO of 'code 61'), 3-Partijen en of 4 of meer Partijen Overeenkomsten (3PO, 4PO) en Vervangende Verwerkings Overeenkomsten (VVO). U heeft continu inzicht in de afwikkelingsstatus van iedere overeekomst: contracten aangemaakt, verstuurd, getekend terug ontvangen, gefactureerd, betaald en - indien van toepassing - ingediend bij RVO en uiteindelijk door alle partijen ondertekend. Tenslotte heeft u op basis van uw VDM-administratie continu inzicht in hoeverre de overeengekomen hoeveelheden fosfaat daadwerkelijk zijn geleverd op iedere overeenkomst en wat er eventueel nog geleverd dient te worden. Dit laatste is uiteraard niet van toepassing bij VVO's. Kosten van deze module bedragen € 20.00 per maand.

Via de communicatie uitbreidingsmodule kunt u vanaf het moment dat u de vervoersbewijzen heeft ingevoerd, deze verzenden naar andere VDMadmin-gebruikers waarmee u gegevens kunt uitwisselen. Het maakt daarbij niet uit of de onderzoeksgegevens van dit vervoersbewijs wel of niet bekend zijn. Wanneer deze nog niet bekend zijn, worden die namelijk automatisch bij de ontvanger toegevoegd wanneer het laboratorium deze gegevens terugmeld.

Ieder communicatiepunt wordt op gezamelijk verzoek van de verzender en ontvanger door VDMadmin.nl ingesteld. De kosten van deze uitbreidingsmodule zijn laag gehouden: € 2.50 per maand voor de mogelijkheid van verzending van gegevens en € 5.00 per maand voor zowel verzending als ontvangst en verwerking van de gegevens. Er worden verder geen extra kosten in rekening gebracht voor het aantal ingestelde communicatie mogelijkheden en het aantal VDM's dat verstuurd wordt.

De verzender heeft de optie om het leveranciers- of afnemers-gedeelte van de te versturen VDM's af te schermen. Deze gegevens worden dan niet naar de ontvanger verstuurd. Bij het verwerken van de VDM's bij de ontvanger worden deze ontbrekende gegevens automatisch vervangen door een zogenoemde samengevoegde leverancier/afnemer van de verzender. Deze optie is handig indien bepaalde gegevens voor de ontvanger verder niet van belang zijn (hierdoor wordt ook 'vervuiling' van het klantenbestand bij de ontvanger tegengegaan).

Ook kunt u zonder problemen meerdere keren hetzelfde VDM versturen naar dezelfde VDMadmin-gebruiker. Bij de verwerking wordt hiermee namelijk automatisch rekening gehouden en worden in dat geval alleen de wijzigingen of toevoegingen verwerkt. Echter indien er wijzigingen worden verstuurd in leverancier- of afnemer gegevens van het VDM, worden deze alleen maar overgenomen indien er sprake is van een wijziging van het relatienummer (andere klant) en dat deze klant in de ontvanger database nog niet bekend is. De overige klantgegevens worden na een eerste keer verwerking niet meer meegenomen en of overgeschreven. Ook worden er bij de ontvanger nooit klant-gegevens overschreven als het relatienummers op de te verwerken VDM's reeds bekend zijn in de ontvanger database.

De VDM's worden nooit automatisch in de administratie van de ontvanger toegevoegd. De ontvanger dient altijd via enkele stappen deze vervoersbewijzen te verwerken in de administratie. Op de eerste plaats kan de ontvanger selecteren uit de lijst van ontvangen VDM's per verzender van wie hij de VDM's wenst te verwerken; ten tweede kan men aangeven of de voertuig en laadeenheden worden overgenomen in de administratie of dat deze worden samengevoegd tot één fictief voertuig en laadeenheid; vervolgens krijgt men een overzicht van de te verwerken VDM's waarin de ontvanger per VDM de mogelijkheid heeft om aan te geven om deze wel (standaard) of niet te verwerken. Hierna worden de geselecteerde VDM's verder verwerkt. De ontvanger kan (indien er voor hem ook weer verzend communicatiepunten zijn ingesteld) deze VDM's of een selectie ervan weer doorzenden naar een volgende partij (enz. dit kan door iedere volgende schakel in principe onbeperkt worden doorgezet)

Opmerking: het is voor de ontvanger van de vervoersbewijzen niet mogelijk om deze VDM's elektronisch te verzenden naar RVO.nl of mestonderzoekslaboratoria via VDMadmin.nl. De vervoerder (en verzender) blijft altijd verantwoordelijk voor het juist en tijdig insturen van deze vervoersbewijzen naar RVO.nl. Verzending naar mestonderzoekslaboratoria is niet nodig omdat de analysegegevens automatisch worden gekoppeld bij terugmelding door het laboratorium.

Met behulp van de module koppeling met e-CertNL Mest (voorheen Client Export) is het mogelijk om vanuit uw VDMadmin-administratie eenvoudig en automatisch transport-meldingen in e-CertNL Mest van de NVWA te zetten. U kunt in één handeling een onbeperkt aantal meldingen aanmaken met dezelfde leverancier en afnemer en verder heeft u continu een overzicht in de hoeveelheden die per vergunning zijn vervoerd. Indien van toepassing kunt u eenvoudig per e-mail de aangemaakte documenten verzenden naar andere vervoerders. Verder worden de meldingen gebruikt als basis voor de verdere administratieve afwikkeling van de VDM's nadat de transporten zijn uitgevoerd hetgeen u een aanzienlijke tijdsbesparing oplevert en de kans op fouten verder reduceert. In het bijzonder kunt u fors tijd besparen in de administratie van forfaitaire transporten zoals de export van champost en wanneer u geen gebruik maakt van onze AGR-GPS koppeling.Tenslotte, niet onbelangrijk, deze koppeling blijft ook werken als uw EHerkenning of e-CertNl niet beschikbaar zijn! De kosten van deze uitbreidingsmodule bedragen € 15.00 per maand.

Met behulp van de module administratie van co-producten kunt u de aan- en afvoer van co-producten van de positieve lijst administreren die in een vergistingsinstallatie worden gebruikt. Deze module is als uitbreiding beschikbaar voor de VDM- en VZC-administratie applicatie en is bedoeld voor bedrijven die zelf over een vergistingsinstallatie beschikken maar ook voor bedrijven die handelen in co-producten. Met deze module kunt u eenvoudig de aan- en afvoerstromen van de vergistingsinstallatie direct en op ieder gewenst moment aantoonbaar maken. Er is geen limiet op het aantal vervoersbewijzen en installaties waarvan u de aan- en afvoer via de administratie kunt bijhouden. Naast het administereren van de vervoersdocumenten en het genereren van een aantal overzichten op deze documenten kunt u van de installatie continu een balans opstellen om aan te tonen dat het digestaat wel (of niet) als meststof mag worden toegepast. Toepassing als meststof mag alleen indien tenminste 50% van het aangevoerde tonnage uit dierlijke mest bestaat. De kosten van deze uitbreidingsmodule bedragen € 5.00 per maand.

Een demoversie van de administratieapplicatie (inclusief de module 'Vooraf VDM's invullen') kunt u vinden onder de menuknop 'demo'. De handleiding voor het gebruik van de administratie vindt u onder de menuknop 'handleiding VDM'.



Applicatie voor Vervoersbewijzen Zuiveringsslib en Compost

Een tweede online softwareapplicatie die via deze website wordt aangeboden is het administreren van Vervoersbewijzen Zuiveringsslib en Compost (VZC) die sinds 2008 gebruikt dienen te worden om deze vervoersstromen te administreren.

Het VZC dient binnen 10 werkdagen na transport elektronisch te worden ingediend bij RVO.nl door de vervoerder op het VZC via een daartoe speciaal ontwikkelde web-service. De werking van het elektronisch indienen is verder vergelijkbaar met het indienen van de vervoersbewijzen dierlijke mest.

De software voor het administreren en verzenden van VZC's kan ook als uitbreidingsmodule binnen de VDM-applicatie worden gebruikt of als een aparte software applicatie. Naast de uitgebreide basis-administratie die een functionaliteit heeft die vergelijkbaar is met de oude BOOM-applicatie, kan de administratie nog verder worden uitgebreidt met de volgende modules:

  • Module invullen van vervoersbewijzen VZC met behulp van een matrixprinter, hetgeen u schrijfwerk en fouten bespaart. De werking van de module is analoog aan de module vooraf invullen van VDM's met behulp van een matrixprinter.
  • Module Afspraken (orders) bijhouden. De werking is analoog aan de afsprakenmodule bij de VDM-administratie: afspraken wroden in een verkenner-achtige structuur getoond en de hoeveelheden worden automatisch bijgewerkt op basis van de ingevoerde VZC's. In combinatie met de factureringsmodule worden ook de ingevoerde prijzen standaard meegenomen.
  • Factureringsmodule: direct tarieven invoeren bij het toevoegen van VZC's en deze gegevens exporteren naar uw boekhoudpakket. De werking is analoog aan de factureringsmodule bij de VDM-administratie.

Een demoversie van de BOOM administratieapplicatie kunt u vinden onder de menuknop 'demo'. De handleiding voor het gebruik van de administratie vindt u onder de menuknop 'handleiding BOOM'. Overigens wordt de BOOM-software niet meer verkocht, daar deze is vervangen door de VZC software.